先週の金曜日(8/3)「内部統制構築のための文書化速習講座」という研修を受講してきました。文書化については昨年12月から、今年1月にかけて某コンサルティング会社の勉強会に何度か参加しましたが、内部統制実運用まで後8ヶ月を切った今、復習と何かしらのテクニックの習得を兼ねて、また近いうちにこの文書化作業に就くことになりそうなので参加した次第です。

今回の研修での収穫は大きく言うと2点ありました。まずは規定類の整備が重要さを知ったこと、それと文書化の量が膨大にならないためのテクニックでした。
 規定類は上場企業であれば、上場審査の際に整備したものがあるはずですが、場合によってはそれが長年見直しがされていなければ要注意です。ISO9000を取得されている企業であれば、かなり整備されているかと思います。大事なのは「全社的な内部統制に必要とされる項目が既存の規定類に記述されているか」という点でしょうか。

次に文書化についてですが、内部統制に関する作業の中で最もボリュームが大きいとされているだけに、いかにこの部分を効率良くやれるかが内部統制プロジェクトの成否を分けると言ってもいいくらいです。文書化はサブプロセス(販売業務であれば、受注・出荷・請求という単位)ごとに行いますが、もし同一商品でも商流が異なる場合(メーカー直送、委託倉庫から出荷、自社倉庫から出荷など)、これを分けて記述すると膨大な量になりかねません。そこで、こういうものを1つにまとめて記述するための方法を知ることができました。

他に、ウォークスルーのやり方やテスト定義書の作成方法についての説明もありましたが、今のところ私にとっては、文書化が一番の関心所です。もう1度(いや2〜3度必要か?)細かく振り返り、しっかりと自分のものにした上で、実際の作業に取りかかりたいものです。

ところで、この研修の会場はホテルニューオータニでした。初めて行ったのですが、なんともでかいホテルだと感じました。ある建物の5階と別の建物の1階がつながっているのにはビックリ。それと昼休みに行ったみた日本庭園が立派です。

いつものことですが、寄り道せず、仙台へ向かう新幹線に乗車...
(たまにはリフレッシュしたいなぁ〜)

 

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